Cuándo externalizar la gestión de licitaciones
Cuando una empresa empieza a trabajar con la administración pública, es habitual que intente gestionar internamente todo el proceso: buscar oportunidades, revisar pliegos, preparar documentación y presentar ofertas.
Al principio puede parecer una decisión lógica, sin embargo, a medida que aumentan el número de licitaciones, la complejidad de los contratos o simplemente el ritmo del negocio, muchas empresas descubren que gestionar las licitaciones consume mucho más tiempo del que imaginaban.
Y entonces aparece una pregunta muy frecuente: ¿merece la pena externalizar la gestión de licitaciones?
La respuesta depende de cada empresa, pero lo cierto es que muchas organizaciones llegan a un punto en el que seguir haciéndolo todo internamente deja de ser eficiente. No porque no tengan capacidad sino porque su tiempo debería estar dedicado a hacer crecer el negocio, no a invertir horas en tareas administrativas, búsquedas o análisis que pueden delegarse en profesionales especializados.
En este artículo veremos cuándo tiene sentido contar con una consultoría especializada en licitaciones y qué ventajas puede aportar.
Externalizar no significa perder el control
Existe un mito bastante extendido, muchas empresas piensan que externalizar la gestión de licitaciones supone dejar en manos de terceros una parte estratégica del negocio y, no es así.
Una buena consultoría no toma decisiones por la empresa, las facilita. El objetivo es aportar experiencia, metodología y conocimiento para que la empresa pueda decidir con mejor información y dedicar su tiempo a aquello en lo que realmente aporta valor.
En otras palabras, la estrategia sigue siendo de la empresa, la consultoría ayuda a ejecutarla de forma más eficiente.
Primera señal: no tienes tiempo para buscar oportunidades
Buscar licitaciones parece sencillo: entrar en varias plataformas, hacer unas búsquedas y revisar algunos anuncios pero, quien trabaja habitualmente en contratación pública sabe que la realidad es bastante distinta. Hay que:
- Revisar diferentes fuentes.
- Configurar filtros.
- Interpretar anuncios.
- Detectar cambios.
- Vigilar nuevas publicaciones.
- Comprobar plazos.
Todo ello requiere constancia y cuando esta tarea se hace «si sobra tiempo», normalmente se pierden oportunidades interesantes.
Externalizar esta parte permite disponer de una vigilancia continua y recibir únicamente aquellas licitaciones que realmente encajan con la actividad de la empresa.
Segunda señal: preparáis ofertas, pero no conseguís adjudicaciones
Hay empresas que presentan muchas ofertas sn embargo, los resultados no llegan. En estos casos, el problema rara vez es únicamente la calidad del servicio que ofrecen, normalmente existen otros factores:
- Selección incorrecta de licitaciones.
- Análisis insuficiente del pliego.
- Estrategia de precios poco competitiva.
- Memorias técnicas poco adaptadas.
- Falta de experiencia en contratación pública.
Cuando las adjudicaciones no llegan, merece la pena analizar el proceso completo ya que muchas veces pequeños cambios en la forma de trabajar generan una mejora significativa en los resultados.
Tercera señal: nadie dentro de la empresa tiene tiempo para especializarse
La contratación pública cambia constantemente: nuevas plataformas, cambios normativos, nuevos procedimientos, diferentes criterios de valoración… Mantenerse actualizado requiere formación continua y no todas las empresas pueden destinar una persona exclusivamente a esta tarea.
En esos casos, apoyarse en especialistas permite acceder a ese conocimiento sin necesidad de crear un departamento específico.
Cuarta señal: las licitaciones empiezan a ocupar demasiado tiempo
Una licitación no consiste únicamente en presentar unos documentos, antes de llegar a ese punto hay muchas tareas previas:
- Buscar oportunidades.
- Analizar viabilidad.
- Leer pliegos.
- Resolver dudas.
- Coordinar documentación.
- Preparar la oferta.
- Revisar requisitos.
- Presentar la documentación.
Si este proceso empieza a interferir con la actividad diaria de la empresa, probablemente ha llegado el momento de plantearse otra forma de trabajar porque el tiempo también tiene un coste y, muchas veces es el recurso más escaso.
Quinta señal: quieres crecer en contratación pública
Muchas empresas empiezan presentándose a una o dos licitaciones al año pero cuando descubren el potencial del mercado público quieren dar un paso más y ahí, cambia completamente el enfoque.
Ya no basta con reaccionar cuando aparece un contrato interesante, hace falta una estrategia.
Por ejemplo:
- Definir sectores prioritarios.
- Identificar administraciones objetivo.
- Analizar históricos.
- Estudiar competencia.
- Organizar procesos internos.
- Crear un calendario de oportunidades.
Una consultoría puede ayudar precisamente en esa fase de crecimiento no solo presentando ofertas, también diseñando una estrategia para que la contratación pública se convierta en una línea de negocio estable.
Qué puede hacer una consultoría de licitaciones
No todas las empresas necesitan exactamente el mismo nivel de apoyo, dependiendo de cada caso, una consultoría puede encargarse de tareas como:
- Búsqueda personalizada de oportunidades.
- Configuración de alertas.
- Análisis de pliegos.
- Estudio de viabilidad.
- Revisión documental.
- Preparación de ofertas.
- Elaboración de memorias técnicas.
- Seguimiento de expedientes.
- Formación de equipos internos.
- Análisis de resultados y mejoras.
El objetivo no es sustituir a la empresa, es aportar metodología y reducir la carga de trabajo.
¿Y si solo necesito ayuda puntual?
Externalizar no implica necesariamente contratar un servicio permanente, muchas empresas recurren a consultores únicamente cuando:
- Aparece una licitación especialmente importante.
- Necesitan revisar una oferta antes de presentarla.
- Quieren analizar un pliego complejo.
- Tienen dudas sobre la estrategia de una licitación.
- Quieren implantar un sistema interno de trabajo.
Es decir, el apoyo puede adaptarse perfectamente al momento y a las necesidades de cada organización.
Externalizar también puede reducir costes
A primera vista puede parecer que gestionar las licitaciones internamente siempre es más económico pero no siempre ocurre así. Hay costes que muchas veces pasan desapercibidos:
- Horas de personal.
- Formación.
- Errores administrativos.
- Oportunidades perdidas.
- Licitaciones preparadas sin posibilidades reales.
- Retrasos en otros proyectos.
Cuando se analiza el coste completo del proceso, muchas empresas descubren que externalizar determinadas tareas resulta incluso más rentable especialmente cuando el volumen de licitaciones empieza a crecer.
La tecnología ayuda, pero no sustituye la estrategia
Hoy existen herramientas que permiten automatizar gran parte del proceso de búsqueda y seguimiento de licitaciones y ciertamente son un gran apoyo ya que permiten ahorrar tiempo y organizar mejor la información. Sin embargo, ninguna herramienta puede decidir por sí sola:
- Qué licitación merece la pena.
- Qué estrategia seguir.
- Cómo interpretar determinados requisitos.
- Qué riesgos existen.
- Cómo enfocar una oferta.
La tecnología acelera el trabajo, la experiencia ayuda a tomar mejores decisiones y la combinación de ambas suele ofrecer los mejores resultados.
¿Cuándo es el mejor momento para externalizar?
Curiosamente, muchas empresas esperan demasiado. Solo buscan ayuda después de varios concursos perdidos, después de invertir muchas horas o cuando el volumen de trabajo ya resulta difícil de gestionar sin embargo, externalizar desde el principio puede evitar muchos errores y acelerar el aprendizaje.
No existe un momento perfecto pero sí algunas situaciones en las que suele tener mucho sentido:
- Quieres empezar a licitar con garantías.
- No tienes personal especializado.
- Quieres aumentar el número de adjudicaciones.
- Necesitas liberar tiempo para otras tareas.
- Buscas una estrategia de crecimiento en contratación pública.
Elegir una consultoría no consiste solo en delegar trabajo
Una buena consultoría no debería limitarse a preparar documentación, debe convertirse en un apoyo estratégico y debe ayudarte a responder preguntas como:
- ¿Qué contratos tienen más sentido para mi empresa?
- ¿Dónde tengo más posibilidades de ganar?
- ¿Qué errores estoy cometiendo?
- ¿Cómo puedo mejorar mis resultados?
- ¿Cómo puedo hacer más eficiente todo el proceso?
Porque externalizar no consiste únicamente en hacer menos trabajo, consiste en trabajar mejor.
Gestionar licitaciones requiere tiempo, organización y conocimiento.
Mientras una empresa presenta una oferta, sigue atendiendo clientes, coordinando equipos, ejecutando proyectos y haciendo crecer su actividad por lo que llega un momento en el que intentar abarcarlo todo deja de ser la mejor opción.
Externalizar la gestión de licitaciones no significa perder el control, sino ganar tiempo, reducir errores y contar con el apoyo de profesionales que conocen el funcionamiento de la contratación pública.
En muchas ocasiones, no se trata de presentar más ofertas, sino de seleccionar mejor las oportunidades y preparar cada licitación con una estrategia clara.
¿Estás valorando externalizar la gestión de tus licitaciones?
En IRVE Licitaciones ayudamos a empresas a identificar oportunidades, analizar pliegos y preparar estrategias de contratación pública adaptadas a sus objetivos. Si quieres dedicar menos tiempo a la gestión y más al crecimiento de tu negocio, estaremos encantados de ayudarte.